ORDRE DU JOUR ET EXPOSÉ DU BESOIN PRÉSENTÉS AU CONSEIL D’ADMINISTRATION DU MERCREDI 5 FÉVRIER 2020

ORDRE DU JOUR ET EXPOSÉ DU BESOIN

PRÉSENTÉS AU CONSEIL D’ADMINISTRATION DU

MERCREDI 5 FÉVRIER 2020

ARTICLE 1 - Secrétariat corporatif

Adopter l’ordre du jour de la présente assemblée du conseil d’administration

ARTICLE 2 - Secrétariat corporatif

Approuver le procès-verbal de l’assemblée du conseil d’administration de la Société tenue le 4 DÉCEMBRE 2019

ARTICLES DE LA RUBRIQUE 3 - CONTRATS DE BIENS

3.1 - DE – Planification, entretien et infrastructure     

Autoriser une augmentation de l'enveloppe budgétaire du contrat de fourniture de produits de marque « Graco » pour la distribution des fluides (STM‑5258-01-16-16)

L'enveloppe budgétaire autorisée au mois de juillet 2016 pour l'octroi de contrat initial sera insuffisante pour répondre aux besoins opérationnels, soit jusqu'à la fin du contrat prévu le 31 juillet 2020. En effet, plusieurs projets qui devront être réalisés par les équipes exploitation, et ce, particulièrement le projet Crémazie qui n'avait pas été planifié au moment de l'adjudication, nécessiteront des acquisitions supplémentaires pour mener à bien leur réalisation.

Les prévisions des besoins ont été évaluées par l'équipe de la Chaîne d'approvisionnement.

3.2 - DE – Planification entretien et infrastructure

Autoriser une augmentation de l'enveloppe budgétaire du contrat d'acquisition de mobiliers, chaises de bureau et d'un service de gestion d'inventaire et d'entreposage (STM-5361-03-16-02)

La STM a adjugé le 7 septembre 2016, un contrat pour l'acquisition de mobiliers, chaises de bureau et d'un service de gestion d'inventaire et d'entreposage.

L'équipe de gestion immobilière et aménagement a un besoin continu en mobiliers et chaises de bureau. Les mobiliers et chaises sont nécessaires pour aménager des bureaux de projets ainsi que les projets de nature immobilière, comme  l'agrandissement de certains centres de transport pour accueillir les 300 autobus, les bureaux de projets de la ligne Bleue et autres. Ils sont également nécessaires dans le cadre de la réorganisation d'espaces du travail causée par les croissances ou décroissances d'équipes, par la volonté d'optimiser les environnements de travail de nos employés et les déplacements d'équipe nécessaires à la maximisation des espaces bureaux à notre disposition (locatif et propriétaire).

L'enveloppe budgétaire autorisée en septembre 2016 pour le Bloc 1 (mobiliers de bureau et service de gestion d'inventaire et d'entreposage), section 1 (mobiliers de bureau) s'avère insuffisante pour répondre, d'ici à la fin du terme initial (septembre 2020) à toutes les demandes de fourniture de mobiliers de bureau que nécessitent la réalisation des projets d'aménagement émanant tant des bureaux de projets que des divers secteurs administratifs de la STM.

À ce jour, l'enveloppe budgétaire initiale du bloc 1, section 1 (mobiliers de bureau) est dépensée dû, entre autres, aux différents projets qui n'avaient pas été identifiés au moment de l'adjudication du contrat en septembre 2016 et lors de l'augmentation d'enveloppe en mai 2019, soit :

  • Aménagement du 255 Crémazie (BPIS);
  • 1080 Beaver Hall 6e et 7e étages (SRB Pie IX);
  • Projet de reconditionnement de la Place Bonaventure et Place Dupuis;
  • Aménagement du bureau de projet de la Ligne Bleue (Phase 3);
  • Aménagement des bureaux temporaires du GPMAM.

Les prévisions des besoins ont été évaluées par l'équipe de gestion immobilière et aménagement de la direction Planification entretien et infrastructure. 

3.3 - DE - Technologies de l’information et innovation

Octroyer un contrat pour l'entretien des logiciels et équipements TI du système de boîtes à perception pour autobus (6000003753)

Suite à un appel d'offres public pour l'acquisition d'un système de boîtes à perception effectuée en 2002, la STM a adjugé un contrat le 2 juillet 2003. Cette entente comprenait un contrat d'entretien pour une période de cinq (5) ans à partir de l'acceptation finale du système.

Au terme de cette entente, un nouveau contrat d'entretien du système de boîtes à perception pour autobus a été octroyé le 3 juillet 2013. Ce contrat a été modifié en 2014 afin d'y inclure l'entretien pour les logiciels et les équipements TI de la Société de transport de Laval (STL) et le Réseau de transport métropolitain (RTM).

Afin d'assurer la continuité du service aux usagers des autobus, la STM a besoin d'octroyer le contrat de gré à gré pour permettre l'entretien préventif, correctif et adaptatif de tous les logiciels dans le cadre de la solution de vente et perception ainsi que le matériel TI déployé dans les locaux et les centres de transport de la STM, de la STL et du RTM.

ARTICLES DE LA RUBRIQUE 4 - CONTRATS DE SERVICES ET TRAVAUX

4.1 - DE - Bus

Autoriser une augmentation de l'enveloppe budgétaire des contrats de service de transport par taxi - collectif et navette Or (STM-5698-02-17-46)

La STM a adjugé le 7 juin 2017, plusieurs contrats de service de transport par taxi - collectif et navette Or. Le transport collectif a pour but de fournir à une clientèle n'ayant pas ou peu accès au réseau régulier d'autobus de la STM, des services de transport par berlines et/ou véhicules accessibles. Au cours des dernières années, la STM a augmenté son offre de service afin de desservir autant les résidents de l'est que de l'ouest de l'île de Montréal. Douze (12) services desservent l'île de Montréal pour le transport collectif soit Baie-d'Urfé, L'Île-Bizard, Rue Norman (Lachine), Gare Lachine, Parc industriel Lachine/Gare Dorval, Quartier Sainte-Marie (Sainte-Anne-de-Bellevue), Technoparc Montréal (Saint-Laurent), Côte-Vertu Ouest, Shennville, Gare Anjou-secteur résidentiel Rivière-des-Prairies, Gare Anjou-Parc industriel et Gare Rivière-des-Prairies - Pointe-aux-Prairies. Trois (3) services navette Or pour personnes âgées: Île-des-Soeurs, Dorval et Pointe-Claire.

À ce jour, l'enveloppe budgétaire autorisée en juin 2017 s'avère insuffisante pour répondre au service de transport par taxi collectif, d'ici la fin du terme initial (juillet 2020) pour le bloc 1 - Gare Rivière-des-Prairies-Pointe-aux-Prairies-Collectif, bloc 4 - Technoparc Montréal-Collectif, bloc 6 - Île Bizard-Collectif, bloc 7 - Senneville-Collectif, bloc 8 - Gare Lachine-Collectif et bloc 12 - Côte-Vertu Ouest-Collectif.

Le nombre de courses et l'achalandage ont considérablement augmenté chaque année depuis l'adjudication du contrat (STM-5698-02-17-46).

Nous constatons une augmentation au niveau d'achalandage d'environ 93 % de plus pour le bloc 1, d'environ 53 % pour le bloc 4, d'environ 45 % pour le bloc 6, d'environ 30 % pour le bloc 7, d'environ 41 % pour le bloc 8 et d'environ 44 % pour le bloc 12.

La fréquence d'utilisation pour ces blocs s'avère être une progression qui n'avait pas pu être anticipée initialement.

La présente recommandation vise le maintien du service offert à la clientèle pour le bloc 1 - Gare Rivière-des-Prairies-Pointe-aux-Prairies-Collectif, bloc 4 - Technoparc Montréal-Collectif, bloc 6 - Île Bizard-Collectif, bloc 7 - Senneville-Collectif, bloc 8 - Gare Lachine-Collectif et bloc 12 - Côte-Vertu Ouest-Collectif.

Les prévisions des besoins ont été évaluées par l'équipe du Transport adapté.

4.2 - DE – Technologies de l’information et innovation

Autoriser une augmentation de l'enveloppe budgétaire du contrat pour l'acquisition d'équipements, de services d'intégration et d'un contrat de services pour la téléphonie corporative (STM-5093-06-15-68)

L'enveloppe budgétaire autorisée le 6 juillet 2016 sera insuffisante pour assurer la fourniture d'équipements, le développement et l'exploitation des services de téléphonie corporative de la STM jusqu'à la fin du contrat prévue le 19 janvier 2023.

En effet, la croissance importante du nombre d'employés et de consultants a fait augmenter la demande pour les services de téléphonie corporative (Prolongement ligne Bleue, nouveaux centres de transport, projet garage Côte-vertu, projet maintien des actifs métro, etc.).

ARTICLES DE LA RUBRIQUE 5 - CONTRATS DE SERVICES PROFESSIONNELS

5.1 - DE – Expérience client et Activités commerciales

Adjuger un contrat de services professionnels de traduction (STM-6460-01-19-25)

Des services de traduction sont requis pour traduire divers documents en anglais (contenus rédigés pour le site web, communiqués de presse, ordres du jour du CA, documents techniques pour représentations de la STM). En 2018, un contrat a été octroyé pour des services de traduction suite au départ à la retraite de la ressource qui effectuait le travail de traduction pour la STM. En raison de l'expérience concluante et du volume de traduction (historique disponible sur 3 ans), il est recommandé d'octroyer un contrat à une firme spécialisée pour bénéficier de son expertise et acquérir de la flexibilité dans les délais de traduction.

Cette firme répondrait aussi à des demandes occasionnelles de traduction vers le français, de même qu'à des demandes de corrections d'épreuves.

Les prévisions des besoins ont été évaluées par la division Communication clients et image de marque de la direction Marketing et communications, en collaboration avec la Chaîne d'approvisionnement.

ARTICLES DE LA RUBRIQUE 6 - RÈGLEMENTS

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ARTICLES DE LA RUBRIQUE 7 - PARCOURS

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ARTICLES DE LA RUBRIQUE 8 - ENTENTES ET BAUX DIVERS

8.1 - DE – Expérience client et activité commerciale

Autoriser une entente de partenariat avec la Compagnie club de football des Alouettes de Montréal et la Fondation des Alouettes pour les saisons 2020, 2021 et 2022

La STM et Les Alouettes font évoluer leur relation depuis 22 ans. Cette entente de partenariat vise à améliorer l’expérience des clients occasionnels et réguliers, qui sont partisans des Alouettes, en leur offrant un service de navettes à partir de la station de métro la plus près du Stade Percival-Molson, soit la station Place-des-Arts. Ce service de navettes gratuit est offert depuis le tout début du partenariat lors des matchs à domicile des Alouettes.

Au fil des ans, la possibilité de rendre le service de navettes payant a été analysée, mais l’impact opérationnel serait considérable, tant au niveau de la qualité du service rendu que de la satisfaction clientèle (enjeux de fluidité à l’embarquement en raison d’un volume élevé de passagers dans un court laps de temps). En moyenne, 2800 partisans, dont la majorité est en correspondance du métro, doivent être déplacés en peu de temps pour se rendre et revenir du Stade Percival-Molson.

En privilégiant un service de navette entre la station Place-des-Arts et le stade Percival-Molson lors des matchs des Alouettes à domicile, tout le monde y gagne :

  • les partisans jouissent d’une expérience TC agréable et bonifiée.
  • les partenaires sont mobilisés à faire la promotion du TC et peuvent ainsi mettre de l’avant leurs initiatives « verte ».
  • la STM offre un service rapide et efficace sans congestionner son réseau régulier qui devrait être bonifié sans la présence de navettes.

Pour les années 2020, 2021, 2022, la Fondation se joint au partenariat et désire échanger des services de visibilité en contrepartie de la remise, par la STM, de titres de transport à la Fondation.

ARTICLES DE LA RUBRIQUE 9 - AUTRES SUJETS

9.1 - DE – Bus

Prendre acte du dépôt du rapport motivé des dépenses et des contrats autorisés par le président du conseil d'administration de la STM afin de louer chez un fournisseur externe des bus urbains de type « coach » (6000003368)

Cette recommandation vise à accepter le dépôt du rapport motivé des dépenses et des contrats autorisés par le président du conseil d'administration de la STM conformément à l'article 105 de la Loi sur les sociétés de transport en commun (RLRQ c. S-30.01).

La STM s'est engagée auprès du MTQ, à mettre en place un service de navette, dans le cadre de la fermeture partielle de la ligne de train de banlieue Montréal - Deux-Montagnes, en raison des travaux du REM qui étaient prévus au 6 janvier 2020 est reporté au 30 mars 2020.

Le besoin global de bus passera donc de mille quatre cent vingt-cinq (1425) bus à mille quatre cent soixante et onze (1471) au 6 janvier 2020 pour assurer la mobilité des clients utilisant les services de transport en commun et le respect des obligations contractuelles conclues dans l'entente de contractualisation avec l'ARTM.

Le rapport motivé du président a servi à prendre une décision en novembre 2019, compte tenu d'enjeux au niveau de la disponibilité des bus. La solution proposée consiste donc à louer chez un fournisseur externe, un maximum de cinquante (50) bus de type « coach » pour répondre à ce besoin. De ce fait, nous maximiserons le service offert à nos clients réguliers tout en répondant à l'exigence de soutien au REM.

Il est à noter qu'entre le moment de rédiger le rapport motivé et le dépôt de celui-ci, le nombre de bus de type « coach » est passé de cinquante (50) à trente (30). Cette demande provient de l'ARTM voulant qu'il n'y ait pas de bus de type « coach » sur un des circuits.

De plus, la Caisse de dépôt et placement du Québec (CDPQ) a annoncé le report de la date de fermeture du tunnel du Mont-Royal et par la même occasion, la date de début des mesures d'atténuation du REM au 30 mars 2020. Le contrat de location a donc été modifié en conséquence. Les autres termes et conditions sont demeurés inchangés.

Le report de la date de début du contrat de location permettra à la STM de se donner une flexibilité au niveau de l'offre de service aux clients.

9.2 - DE – Planification entretien et infrastructure

Désigner les personnes responsables pour effectuer les évaluations de rendement des contrats

La personne qui réalise l'évaluation de rendement d'un contrat doit être désignée par le conseil d'administration (RLRQ c. S-30.01, art.95). La désignation de l'ensemble des administrateurs de contrats permettra de simplifier le processus de désignation, plutôt que de procéder à la désignation d'une personne, par le conseil d'administration, à chaque contrat où l'on souhaite procéder à une évaluation de rendement.

Lorsqu'un contrat prévoit des modalités d'évaluation de rendement, il est prévu que le chef de la division Approvisionnement Exploitation ou Projets et construction confirme par écrit, parmi la liste des administrateurs de contrats autorisés par le conseil d'administration, l'administrateur de contrats qui sera responsable de l'évaluation de rendement pour ledit contrat.

9.3 - DE – Ressources humaines

Approuver la modification et l’indexation des échelles salariales du personnel non-syndiqué

Afin d'attirer, mobiliser et retenir les talents il est nécessaire de s'assurer que la rémunération globale soit compétitive. De plus, des ajustements sont requis afin d'éliminer des iniquités existant dans les structures salariales entre les professionnels syndiqués et les non-syndiqués, de même qu'entre les gestionnaires de premier niveau et les employés supervisés par eux.

9.4 - DE – Ingénierie et grands projets et Secrétariat corporatif

Autoriser un règlement à l'amiable des litiges en lien avec les contrats de réfection du centre de transport Frontenac (STM-3598-11-08-03 et STM-3461-01-08-18)

Autoriser un règlement à l'amiable des litiges judiciaires en lien avec la réalisation des travaux de réfection du centre de transport Frontenac.

9.5 - Secrétaire corporatif

Autoriser la conclusion d'une entente de règlement relativement au contrat pour la fourniture de camions construits selon les exigences de la STM (STM-4418-01-13-02)

L'entente s'inscrit dans le cadre de l'acquisition de six camions acquis en 2013 par la STM, lesquels camions étaient nécessaires pour le département de distribution de la chaîne d'approvisionnement pour le transport et le transfert de marchandise entre les divers centres de transport de la STM. Ces camions sont des camions six roues à cabine conventionnelle, équipée d'une caisse et d'un monte-charge électrohydraulique.

L'entente permettra de remplacer les châssis de ces camions et donc d'augmenter leur durée de vie utile.

9.6 - DE – Bus

Prendre acte du dépôt du rapport motivé des dépenses et des contrats autorisés par le président du conseil d'administration pour des travaux d’inspection et de réparation de bus urbains du réseau des autobus de la STM confiés à l’externe

Cette recommandation vise à accepter le dépôt du rapport motivé des dépenses et des contrats autorisés par le président du conseil d'administration de la STM conformément à l'article 105 de la Loi sur les sociétés de transport en commun (RLRQ c. S.30.01).

La STM s'est engagée auprès du MTQ, dans le cadre de la fermeture partielle de la ligne de train de banlieue Montréal - Deux-Montagnes, en raison des travaux du REM, à mettre en place un service de navette.

La situation qui prévalait en date du 10 décembre 2019 en termes de disponibilité des bus (1260 versus les 1425 requis) a fait en sorte que des mesures concrètes ont été prises afin de mitiger l'impact à la clientèle à prévoir le 6 janvier 2020. À ce moment, le besoin global de bus serait donc passé à 1471 pour couvrir à la fois le service régulier et les mesures de mitigation liées aux travaux du REM.

La STM ne peut procéder par appel d'offres public en raison des délais associés à ce processus, qui sont de l'ordre de 3 à 6 mois. Le recours à une entente négociée de gré à gré est donc recommandé.

De plus, la Caisse de dépôt et placement du Québec (CDPQ) a annoncé le report de la date de fermeture du tunnel du Mont-Royal et par la même occasion, la date de début des mesures d'atténuation du REM au 30 mars 2020. 

Étant donné le contexte et le fait que la STM n'est présentement pas en mesure d'offrir le service attendu par sa clientèle, des actions immédiates, temporaires et ponctuelles sont requises pour augmenter la capacité d'entretien afin d'améliorer la disponibilité des véhicules. 

9.7 - DE – Capital humain, Approvisionnement et Affaires juridiques et Secrétariat corporatif

Adopter la structure administrative, le Règlement R-011-2 et le Règlement R-175-3

La création de la direction exécutive - Exploitation Bus, de la direction exécutive - Entretien Bus, de la direction exécutive - Ressources humaines ainsi que d'autres modifications visant la direction - Approvisionnement et le Secrétariat corporatif et direction - Affaires juridiques rend nécessaire la modification de la structure administrative de la Société et l'adaptation du libellé des postes dans deux de ses règlements afin de contribuer à l'adaptation de l'organisation à l'évolution de la gouvernance ainsi qu'à l'amélioration de ses processus internes. 

9.8 - Secrétariat corporatif

Adopter le calendrier 2020 des assemblées ordinaires du conseil d'administration

Tel que stipulé à l'article 26 de la Loi sur les sociétés de transport en commun (RLRQ c. S-30.01), le conseil d'administration de la STM doit se réunir en assemblée ordinaire au moins dix fois par année, incluant la présente assemblée.

Les assemblées ordinaires se tiendront à compter de 17 h 30 au 800, De La Gauchetière Ouest, 8e étage, salle 8200, portail Nord-Est à Montréal.

9.9 - Secrétariat corporatif

Modifier les chartes des comités « Ressources humaines » et « Gouvernance, éthique et développement durable »

Une mise à jour des chartes de ces comités est proposée afin de mettre à jour certains éléments pour refléter les changements de la nouvelle structure de l'organisation.

9.10 - Secrétaire corporatif

Nommer les membres des comités du conseil d'administration

La modification de la composition des comités techniques de la Société est devenue nécessaire afin de nommer ou renouveler selon le cas le mandat des membres des comités du conseil d'administration.

Ordre du jour du mercredi 5 février 2020

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