PC 3.07 - Gestion des opérations de trésorerie

Politique corporative

Titre : Gestion des opérations de trésorerie
No : PC 3.07
Sujet : Ressources financières Page : 1 de 5
Approuvée par : Conseil d’administration ( CA 2022 - 084 )
L’utilisation du genre masculin n’a pour but que l’allègement du texte
Date : 5 mars 2014
Société de transport de Montréal
Secrétariat général et direction exécutive - Affaires juridiques


1.0 CONTEXTE ET OBJECTIFS :

Dans le cadre de ses activités, la Société doit effectuer des opérations de trésorerie afin d’assurer les liquidités requises par ses opérations et la réalisation de son programme des immobilisations. Elle doit aussi atténuer les risques financiers et budgétaires auxquels elle est exposée en favorisant la prévisibilité de ses engagements financiers. Les décisions associées à ces opérations de trésorerie peuvent avoir un impact significatif sur les activités de la Société.

À titre d’organisme public, il est dans l’intérêt de toutes les parties prenantes que soient mises en œuvre des façons de faire rigoureuses en matière de gestion des opérations de trésorerie. Celles-ci doivent s’inspirer des meilleures pratiques de l’industrie et être conformes aux politiques et règlements de la Société, ainsi qu’aux normes réglementaires canadiennes, québécoises et internationales.

La présente politique a pour objectifs de :

  • préciser la nature des opérations de trésorerie qui doivent être encadrées;
  • fournir des principes clairs guidant le développement d’une stratégie de gestion;
  • préciser les responsabilités des différentes parties prenantes de l’organisation.

2.0 PORTÉE, PRINCIPES ET APPLICATION :

2.1 Portée :

Les principes régissant la présente politique s’appliquent aux activités associées aux trois (3) volets des opérations de trésorerie :

  • La gestion de la dette (DS FIN 004) : il s’agit des stratégies de financement à court et à long terme par lesquelles la Société finance ses opérations courantes, ainsi que ses investissements relatifs à son programme des immobilisations;
  • La gestion de placements (DS FIN 005) : il s’agit des investissements à court et à long terme effectués par la Société pour optimiser le rendement de ses excédents d’encaisse, ainsi que pour s’assurer de disposer des sommes nécessaires au remboursement de ses dettes sujettes à la mise en place d’un fonds d’amortissement;
  • La gestion des risques financiers (DS FIN 006) : il s’agit des stratégies mises en place pour atténuer les principaux risques financiers généralement associés au processus d’approvisionnement de la Société et à ses activités de trésorerie.

2.2 Principes :

De manière générale, lorsqu’elles élaborent leurs stratégies, les personnes occupant les postes de Trésorier et de Trésorier adjoint ainsi que les responsables des opérations de trésorerie doivent :

  • faire preuve de prudence en privilégiant la préservation du capital au rendement espéré d’un titre ou d’une stratégie financière;
  • favoriser l’optimisation des coûts, rendements et processus reliés à la gestion des opérations de trésorerie;
  • éviter toute concentration excessive qui pourrait représenter un risque potentiel élevé;
  • utiliser seulement des courtiers et des institutions financières dûment autorisés par la loi aux fins de transactions obligataires et de dérivés;
  • éviter tout acte à caractère spéculatif et tout effet de levier.

Lorsqu’elles élaborent des stratégies pour atténuer les risques financiers, elles doivent aussi :

  • limiter l’incertitude engendrée par les risques financiers auxquels la Société est exposée dans le cadre de ses activités (réduire la volatilité, accroître la prévisibilité des postes budgétaires concernés).

Lorsqu’elles élaborent des stratégies pour gérer la dette, elles doivent aussi :

  • Favoriser un appariement du terme de financement de la dette à la durée de vie de l’actif sous-jacent, en prenant soin de minimiser les risques de refinancement lors d’émissions. Cependant, dans certaines situations, le terme de remboursement des emprunts à long terme pourra correspondre au moindre des situations suivantes :
    • la période d'amortissement de l'actif, telle qu'elle est établie dans la directive sectorielle régissant les immobilisations (DS FIN 001);
    • la période de remboursement prévue dans le cadre d’un programme de subvention, le cas échéant (cette disposition ne serait alors applicable qu’à la portion de la dette visée par ladite subvention);
    • la période de financement prévue au règlement d'emprunt de la Société, laquelle ne peut être supérieure à quarante (40) ans.
  • considérer le remboursement anticipé de la dette à long terme, lorsque l’on constate un surplus budgétaire. Ce surplus pourra être réinvesti dans les fonds d’amortissement ou encore utilisé pour éviter des refinancements
  • éviter d’utiliser les actifs des fonds d’amortissement à d’autres fins que le remboursement de la dette.

Lorsqu’elles choisissent d’utiliser des instruments financiers dérivés dans le cadre de leurs stratégies, elles doivent aussi :

  • sous réserve des dispositions prévues à l’article 15 de la Loi sur les dettes et emprunts municipaux (L.R.Q., chapitre D-7), avoir recours à des instruments tels que :
    • des options et contrats à terme sur devise;
    • des conventions d’échange de taux d’intérêt;
    •  des conventions d’échange de matières premières;
    • tout autre instrument ou contrat de nature financière permis en vertu de la Loi sur les dettes et emprunts municipaux précitée.
  • pouvoir disposer de ces instruments avant leur échéance;
  • être en mesure de comptabiliser et évaluer les flux monétaires de ces instruments à partir des systèmes informatiques de la Société;
  • choisir des contreparties dont la notation de crédit d’une agence de notation reconnue (ex. : Moody’s, Standard and Poor’s, DBRS, etc.) est d’au moins « investment grade » au moment de transiger avec la Société.

2.3 Placements autorisés :

La Société peut:

  • déposer ses liquidités auprès d’une banque, une coopérative de services financiers ou une société de fiducie légalement constituée;
  • procéder à l'achat de titres du marché monétaire ou d’obligations émis ou garantis par le gouvernement du Canada, du Québec ou d'une autre province canadienne ou de titres émis ou garantis par une personne morale de droit public, tel qu’une municipalité, un organisme mandataire d'une municipalité ou un organisme supramunicipal au sens des articles 18 et 19 de la Loi sur le régime de retraite des élus municipaux (chapitre R-9.3);
  • procéder à l'achat de titres dans un organisme de placement collectif géré par une institution financière et dont les titres ne sont détenus que par des municipalités, par des organismes visés à l'article 18 de la Loi sur le régime de retraite des élus municipaux, par des commissions scolaires ou par plusieurs de ceux-ci.

La Société ne peut transiger :

  • dans des titres de corporations privées, peu importe leur cote de crédit;
  • dans les opérations de mise en pension ou de prise en pension des titres obligataires ne sont pas autoriséees;
  • dans des actions ou des placements alternatifs, tels que les fonds d’arbitrage « hedge funds ».

2.4 Fonds d’amortissement :

  • Les fonds d’amortissement sont mis en place afin de permettre à la Société d’accumuler les contributions annuelles nécessaires au remboursement de ses emprunts à leur échéance. Les responsables de la gestion de trésorerie ont pour mandat d’investir ces contributions afin de minimiser le risque que la Société ne doive procéder à une cotisation extraordinaire lors du remboursement du capital à l’échéance. De plus, comme il faut assurer la disponibilité de l’encaisse nécessaire en temps voulu, la liquidité est assurée par une juste répartition des échéances des titres détenus en portefeuille et par la qualité des émetteurs des titres détenus, ce qui facilite leur disposition éventuelle. Ces titres doivent pouvoir être transigés dans un délai raisonnable sans affecter leur valeur au marché. La Société doit donc se doter d’une directive en matière de placements afin d‘encadrer et optimiser les investissements réalisés à partir des contributions versées aux fonds d’amortissement;
  • Les revenus générés par les fonds d’amortissement doivent servir exclusivement au remboursement de la dette.

2.5 Champ d’application :

La présente politique s’adresse à tous les secteurs de l’organisation nécessitant des opérations de trésorerie. Le développement et la réalisation des stratégies liées à ce type d’activité relèvent de la Direction exécutive Planification et finances. Toutes les transactions effectuées sur les marchés financiers doivent être transigées par cette direction exécutive. Les responsables des différents services de la Société doivent obligatoirement informer les responsables des opérations de Trésorerie lorsqu’elles ou ils initient des démarches pouvant exposer la Société à des risques financiers ou avoir des impacts substantiels sur sa situation financière (exemples : acquisition de biens ou financement par crédit-bail en devises étrangères).

3.0 PLAN DE CONTINUITÉ DES AFFAIRES :

Les responsables des opérations de la trésorerie doivent établir un plan de continuité des affaires pour faire face aux événements susceptibles de perturber son fonctionnement. Ce plan devra inclure des alternatives aux outils, aux applications et aux méthodes généralement utilisés et lister des moyens de contournement pour mener à bien les opérations et les tâches critiques propres à la trésorerie. Le plan de continuité des affaires devra être révisé sur une base annuelle par les responsables des opérations de la trésorerie et soumis pour commentaires au Comité de trésorerie.

4.0 PLAN DE CONTINGENCE :

Les responsables des opérations de trésorerie doivent établir un plan de contingence visant à sécuriser l’accessibilité à des liquidités et assurer le respect de ses engagements financiers dans l’éventualité d’une crise financière. Ce plan devra inclure la participation ou l’implication de l’institution financière de la Société, de la Ville de Montréal, du ministère des Transports du Québec (MTQ) et du ministère des Finances du Québec durant une telle période de crise. Celui-ci devra être révisé sur une base annuelle par les responsables des opérations de trésorerie et soumis pour commentaires au Comité de trésorerie avant d’être intégré au plan de continuité des affaires de la Trésorerie.

5.0 LES RESPONSABILITÉS :

5.1 Le comité d’audit et des finances du Conseil d’administration (CA) doit :

  • étudier les besoins, les moyens et les solutions en matière d’opérations de trésorerie, élaborés par le comité de trésorerie;
  • formuler au Conseil d’administration les recommandations appropriées relativement à la modification des politiques corporatives et règlements traitant de la gestion des opérations de trésorerie ;
  • formuler au Conseil d’administration les recommandations appropriées en matière de gestion des opérations de trésorerie.

5.2 Le Comité de trésorerie doit :

  • approuver les directives sectorielles et les stratégies encadrant les opérations de trésorerie ;
  • formuler au comité d’audit et des finances du Conseil d’administration les recommandations relatives à la modification des politiques corporatives et règlements traitant de la gestion des opérations de trésorerie;
  • effectuer une reddition de compte au comité d’audit et des finances au moins deux (2) fois par année relativement aux transactions ayant été effectuées pendant cette période ;
  • se doter de ratios financiers et de balises concernant l’endettement de la Société;
  • approuver un plan de contingence et un plan de continuité des affaires relatifs à la gestion des opérations de la trésorerie ;
  • examiner régulièrement l’efficacité des politiques, directives et procédés de la Société encadrant les opérations de trésorerie et apporter les correctifs nécessaires, le cas échéant;
  • informer rapidement le Comité d’audit et des finances du CA de tout écart significatif aux balises prévues dans les stratégies mises en place par les responsables des opérations de trésorerie ou aviser ce dernier si une nouvelle réflexion devient nécessaire suite à des changements majeurs du contexte depuis l’adoption des orientations;
  • informer régulièrement le Comité d’audit et des finances du CA des résultats des stratégies mises en place par les responsables des opérations de trésorerie;
  • soumettre annuellement ses membres au processus de déclaration d’intérêt prévu au Code d’éthique de la Société.

Le comité de trésorerie est composé d’un minimum de trois (3) personnes, qui occupent les postes de trésorier, trésorier adjoint et toutes autres personnes choisies par le trésorier. Il doit toujours y avoir au moins trois (3) personnes aux réunions du comité de trésorerie. Un compte-rendu des réunions est rédigé et signé par les membres présents à la réunion.

5.3 Les responsables des opérations de trésorerie doivent :

  • développer des stratégies de gestion des opérations de trésorerie et les faire approuver par le Comité de trésorerie;
  • effectuer les transactions découlant des stratégies approuvées;
  • évaluer l’efficacité des stratégies et s’assurer de leur conformité au cadre réglementaire et aux orientations approuvées et en rendre compte au Comité de trésorerie, sur une base régulière;
  • se soumettre annuellement au processus de déclaration d’intérêt prévu au Code d’éthique de la Société.

6.0 RÉFÉRENCES

- Loi sur les dettes et emprunts municipaux, RLRQ, chapitre D-7;

- Loi sur les sociétés de transport en commun, RLRQ, chapitre S-30.01;

- Règlement R-139 « Règlement déléguant à certains employés le pouvoir d’effectuer des opérations de trésorerie et de signer tout document requis à cet effet »;

- Règlement R-011 « Règlement prévoyant l’exercice des pouvoirs du conseil d’administration et du directeur général, et la signature de certains actes, documents ou écrits de la Société de transport de Montréal »;

- Directive sectorielle (DS FIN 004) « Gestion de la dette »;

- Directive sectorielle (DS FIN 005) « Gestion des placements »;

- Directive sectorielle (DS FIN 006) « Gestion des risques financiers ».

Historique :

Adoption : 2011-05-04

Mise à jour : 2014-03-05 / 2022-07-08

Révision suggérée : 2026

Document officiel de la Politique corporative - Gestion des opérations de trésorerie No : PC 3.07

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