Zone fournisseurs

Devenir fournisseur 

1. Remplissez le formulaire d’enregistrement au répertoire des fournisseurs. 
2. Envoyez-le à Fournisseur@stm.info. 
3. Nous analysons chaque demande et vous contactons si un besoin se précise.

Règles et codes à respecter  

Avant de faire affaire avec la STM, vous devez prendre connaissance des règles qui encadrent notre gestion contractuelle et nos relations avec les fournisseurs. 

Charte de la langue française 

La STM ne peut conclure un contrat ou accorder une subvention, quelle qu’en soit la valeur, à votre entreprise assujettie aux articles 135 à 154 de la Charte de la langue française, dans les situations suivantes: 

• Votre entreprise ne possède pas d’attestation d’inscription.  
• Vous n’avez pas fourni, dans le délai prescrit, l’analyse de sa situation linguistique. 
• Vous n’avez pas d’attestation d’application de programme ni de certificat de francisation. 
• Le nom de votre entreprise figure sur la Liste des entreprises non conformes au processus de francisation publiée sur le site Web de l’Office québécois de la langue française (OQLF).

Documents

Formuler une plainte dans le cadre d’un processus d’attribution d’un contrat

Vous devez suivre les instructions de la procédure du traitement des plaintes lors d’une procédure ouverte, d’un processus d’homologation ou de qualification. 

Plainte dans le cadre de contrats publics 

Toute entreprise intéressée à participer à une procédure ouverte, un processus d’homologation de biens ou de qualification d’entreprises peut porter plainte auprès du Vérificateur général de la STM. L’entreprise intéressée doit démontrer qu’elle a l’intention de réaliser le contrat et qu’elle en a la capacité. 

Pour être recevable, votre plainte doit porter sur : 

• Un contrat visé par une procédure ouverte, un processus d’homologation de biens ou de qualification d’entreprises 
• Le contenu des documents de demande de procédures ouvertes, de processus d’homologation ou de qualification disponibles dans le site SEAO 

Pour être recevable, votre plainte doit aussi démontrer que les documents d’appel d’offres ou du processus d’homologation ou de qualification comportent au moins l’une des irrégularités suivantes : 

• Des conditions qui n’assurent pas un traitement intègre ou équitable des entreprises 
• Une non-conformité au cadre normatif de la STM  
• Des conditions qui ne permettent pas à des entreprises d’y participer bien qu’elles soient qualifiées pour répondre aux besoins exprimés ou qu’elles offrent un bien homologué 

Avis d’intention pour contrat de gré à gré 

Toute entreprise intéressée peut manifester son intérêt à conclure un contrat avec la STM, à la suite de la publication dans le site SEAO d’un avis d’intention pour conclure un contrat de gré à gré lorsque la valeur est égale ou supérieure au seuil déterminé par un règlement du ministre exigeant une procédure ouverte. Elle doit signifier son intérêt au Vérificateur général de la STM et démontrer qu’elle est en mesure de réaliser le contrat en fonction des besoins et des obligations énoncés dans cet avis. 

Facturation et paiement 

À moins d’indication contraire aux documents contractuels de la STM (documents d’appel d’offres, contrat de gré à gré, etc.), la facturation doit suivre les modalités suivantes. 

Préparer et présenter une facture 

Le paiement de toute somme exigible s’effectue sur présentation de facture(s) accompagnée(s) des pièces justificatives requises par la STM.  

Toute facture doit afficher de façon claire : 

1. Le numéro de la facture
   Un numéro unique à chaque facture  
2. La date de la facture
3. Les prix facturés avec et sans taxes
4. Les montants des taxes applicables
   Taxe de vente du Québec (TVQ) et taxe sur les produits et services (TPS) indiqués séparément
5. Les numéros d'identification relatifs à la TVQ et la TPS 
6. Le numéro de commande
   De 7 chiffres débutant par 1 (1XXXXXX) ou de 10 chiffres débutant par 45 (45XXXXXXXX) transmis par la STM
7. Le code article STM, le numéro de manufacturier, le numéro de distributeur (s'il y a lieu) et la description du bien livré et/ou du service rendu 
8. Les termes de paiement 
   Les termes doivent apparaître clairement sur la(les) facture(s). Si le fournisseur accorde un escompte, il doit être établi pour une période minimale de 10 jours.

La STM se réserve le droit de refuser toute facture qui n’est pas conforme aux exigences précitées. Toute facture comportant des erreurs de taux ou de calculs peut être refusée et retournée au fournisseur, pour correction.

Envoyer une facture 

Vous pouvez envoyer vos factures par courriel pour accélérer leur traitement. Si votre facture concerne des services rendus, envoyez votre facture par courriel à l’adresse courriel qui vous a été fournie par le demandeur. 

Si votre facture concerne des biens, envoyez votre facture par courriel à facture.comptesapayer@stm.info 

Respectez les instructions indiquées sur la confirmation de commande.

L’envoi des factures doit respecter les conditions suivantes : 

• La facture doit être en pièce jointe. 
• L’adresse de comptes à payer est réservée à l’envoi de factures et d’états de compte. Aucun message contenu à l’intérieur des courriels n’est traité. 
• Chaque pièce jointe doit contenir une seule facture. Une facture peut compter plusieurs pages. 
• Un courriel peut contenir plusieurs pièces jointes. 
• Le fournisseur qui envoie une facture ou un état de compte par courriel s'engage, sur demande de la STM, à être en mesure de fournir un original papier de la facture pendant une période de sept ans à partir de la date de la facture ou de trois ans après la fin du contrat, selon la plus tardive de ces dates. 
• Seules les factures en format PDF sont acceptées et seront traitées (ne pas envoyer de fichier ZIP, Word ou Excel). 
• Important: si votre contrat prévoit aussi l’envoi d’un exemplaire (papier ou électronique) de vos factures à un autre intervenant à la STM, vous devez continuer à faire cet envoi. 
• Vous pouvez envoyer un état de compte, une fois par mois en format PDF, seul ce format est accepté. 
• Ne retournez pas des factures déjà envoyées, si requis nous vous contacterons afin d’obtenir une copie.

Mode de paiement

Le paiement s’effectue obligatoirement par transfert de fonds électroniques au fournisseur.  Ce mode de paiement constitue le mode de paiement le plus rapide et le plus fiable pour les deux parties. 

Si le fournisseur n’accorde pas d’escompte de paiement, le terme de paiement standard appliqué est de net 30 jours. Le fournisseur n'a droit à aucun paiement pour un bien ou service livré qui n'a pas été spécifié et autorisé dans une commande officielle de la STM.

Questions fréquentes