PROJET - Résumé des dossiers présentés au CA du mercredi 7 novembre 2018

RÉSUMÉ DES DOSSIERS PRÉSENTÉS AU CONSEIL D’ADMINISTRATION DU MERCREDI 7 NOVEMBRE 2018

Note : Le présent résumé traite des dossiers qui seront présentés aux membres du conseil d’administration de la STM lors de cette assemblée. Il n’est publié que pour fins d’informations. En cas de divergence entre les informations contenues dans ce résumé et les dossiers approuvés par le CA, seules les informations contenues à ces dossiers priment.


ARTICLE 1 Secrétariat corporatif

Adopter l’ordre du jour de la présente assemblée du conseil d’administration

ARTICLE 2 Secrétariat corporatif

Approuver le procès-verbal de l’assemblée du conseil d’administration de la Société tenue le 12 octobre 2018

ARTICLES DE LA RUBRIQUE 3 CONTRATS DE BIENS

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ARTICLES DE LA RUBRIQUE 4 CONTRATS DE SERVICES ET TRAVAUX

4.1 DE – Expérience client et activités commerciales

Adjuger un contrat de services pour la prise de photographies et l’émission de cartes à puce avec photo aux personnes éligibles au tarif réduit (STM-5954-10-17-25)

Pour la clientèle ayant accès au tarif réduit, les titres de transport sont vendus seulement sur les cartes à puce rechargeables (carte OPUS) avec photo.

La STM requiert les services d'une firme pour l'identification des demandeurs de carte, la cueillette des frais afférents à l'émission des cartes ou au renouvellement de statut, l'obtention de formulaires de demande ou de consentement appropriés, la vérification des critères d'admissibilité lorsque requis, la production et la distribution des nouvelles cartes OPUS avec photo, la prise de photographie, le renouvellement de statut et le remplacement des cartes OPUS avec photo.

Les prévisions des besoins ont été évaluées par la division Information et service à la clientèle, en collaboration avec la Chaîne d'approvisionnement.

Avec les nouvelles politiques mises en place par l'ARTM, nous prévoyons une croissance de cette clientèle d'environ 30 % en raison de l'étendue du privilège aux 26 ans et plus.

ARTICLES DE LA RUBRIQUE 5 CONTRATS DE SERVICES PROFESSIONNELS

5.1 DE – Ingénierie, infrastructures et projets majeurs

Autoriser une augmentation de l’enveloppe budgétaire et une modification au contrat adjugé pour des services professionnels en laboratoire pour le projet Garage Côte-Vertu et Vendôme (STM-5348-03-16-81)

Le projet du garage Côte-Vertu consiste en la construction d'un garage souterrain afin d'ajouter des positions de stationnement pour des trains de métro à proximité de la ligne 2 - Orange, près de la station de métro Côte-Vertu. Il est nécessaire d'ajouter des espaces de stationnement à cette extrémité de la ligne orange afin d'équilibrer le nombre de places de chaque côté de la ligne et permettre l'augmentation de l'offre de service.

Le contrat de services professionnels pour les services en laboratoire permet actuellement à la STM de réaliser les études d'ingénierie nécessaires et de contrôler la qualité des travaux réalisés dans le cadre de la construction du Garage Côte-Vertu.

5.2 DE – Capital humain, Approvisionnement et Affaires juridiques

Octroyer un contrat de services professionnels à titre de médecin consultant du bureau de santé de la Société de transport de Montréal (STM-6250-06-18-02)

La STM a besoin d'un directeur médical pour s'occuper, entre autres, des dossiers reliés aux accidents de travail, aux suivis médicaux des accidentés et pour agir comme témoin expert de l'employeur dans les cas de litige devant les différentes instances. Le directeur médical assure le suivi des dossiers d'absences non professionnelles pendant celles-ci et lors du retour au travail, régulier ou avec limitations fonctionnelles.

Le directeur médical coordonne les activités du bureau de santé, notamment les examens pré-emploi, périodiques, dépistages alcool et drogues, SAAQ, programme de santé au travail, ainsi que tout autre besoin en termes médicaux.

Réaliser majoritairement ces activités à l'interne réduit les coûts d'expertises externes pour la STM et permet de faire plus d'activités à un moindre coût. Cela assure également une connaissance des réalités opérationnelles, ainsi qu'une cohérence d'entreprise et favorise le retour au travail prompt et durable des travailleurs en invalidité, contribuant à améliorer la productivité.
Les prévisions des besoins ont été évaluées par la Division santé et sécurité au travail de la Direction expertise ressources humaines, en collaboration avec la Direction chaîne d'approvisionnement.

ARTICLES DE LA RUBRIQUE 6 RÈGLEMENTS

6.1 DE – Planification et finances

Adopter le règlement R-187 autorisant un emprunt de 7 188 900,00 $ pour financer le projet Employé numérique – phases 2 et 3

Modification du Programme des immobilisations 2019-2028
Afin de pouvoir adopter le nouveau règlement d'emprunt pour financer le projet Employé numérique - phases 2 et 3, pour le secteur administratif, il y a lieu de modifier le Programme des immobilisations (PI) 2019-2028.

Autorisation d'emprunt
Le projet s'inscrit dans le cadre du Plan stratégique organisationnel 2025 (PSO 2025). Celui-ci permettra d'augmenter l'indice de mobilisation globale - catégorie « conditions facilitantes » et permettra de soutenir efficacement la STM dans ses objectifs d'efficacité opérationnelle.

6.2 DE – Planification et finances

Adopter le règlement R-191 autorisant un emprunt de 19 886 357 $ pour financer l’infrastructure de recharge du CT Stinson

Modification du Programme des immobilisations 2019-2028
Afin de pouvoir adopter le nouveau règlement d'emprunt pour financer le projet Infrastructure de recharge du CT Stinson, pour le Réseau de bus, il y a lieu de modifier le Programme des immobilisations (PI) 2019-2028.

Autorisation d'emprunt
Le projet s'inscrit dans le cadre du Plan stratégique organisationnel 2025 (PSO 2025). Celui-ci permettra de soutenir efficacement la STM dans ses objectifs d'efficacité opérationnelle et de mobilisation de ses employés.

ARTICLES DE LA RUBRIQUE 7 PARCOURS

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ARTICLES DE LA RUBRIQUE 8 ENTENTES ET BAUX DIVERS

8.1 DE – Planification et finances

Autoriser une entente de prolongation et une augmentation de l’enveloppe budgétaire (STM-6345-10-18-36)

Le Terminus Fairview a été mis en service en 1992. Depuis son ouverture l'importance de ce terminus dans l'offre de transport collectif dans l'ouest de l'île a constamment augmentée. Au début le terminus comptait huit (8) lignes d'autobus, on en compte aujourd'hui dix-neuf (19). Les activités du terminus au Centre Fairview doivent être maintenues jusqu'à la livraison du futur terminus du Réseau express métropolitain (REM) prévue en 2020.

8.2 DE – Expérience client et activités commerciales

Autoriser un amendement du bail pour la location d’un local situé au 5800 St-Denis à Montréal (STM-6320-09-18-36)

Le Bureau de projet infrastructures surface (BPIS) planifie la réalisation du projet CT Bellechasse dès le début de 2019. Un plan de transition est en place afin de permettre de libérer les espaces occupés dans le bâtiment de l'actuel garage Bellechasse devant être bientôt démoli. Le plan de transition prévoit la relocalisation des différents services dans des sites appropriés. Il est requis de déménager dans un entrepôt le matériel de la direction Marketing et communications.

Aussi, il y a un besoin d'entreposage pour les oeuvres d'art relocalisées en raison des réfections des stations de métro, tel que demandé par le service de l'Architecture de la STM. Des oeuvres d'art qui étaient aussi entreposées dans le garage Bellechasse.

ARTICLES DE LA RUBRIQUE 9 AUTRES SUJETS

9.1 DE – Capital humain, Approvisionnement et Affaires juridiques

Approuver le choix de la limite d’assurance par lésion – année 2019 – CNESST
Il est recommandé de procéder, pour l'année de cotisation 2019, au choix de la limite par lésion de 900 % le salaire maximum annuel assurable dans le cadre du régime rétrospectif de cotisation de la CNESST.

Ce choix est le plus judicieux puisqu'il nous permet par une saine gestion des dossiers de lésions professionnelles de maîtriser les finances.

Le coût du volet assurance au choix de la limite par lésion de 900 % inclus dans la cotisation CNESST pour 2019 sera approximativement de 387 800 $.

9.2 DE – Bus

Approuver la Convention-cadre ATUQ 2019
Les sociétés de transport en commun du Québec (ci-après appelées « sociétés de transport ») ont un nombre important d'acquisitions de biens et services à réaliser durant l'année 2019. Afin d'optimiser le processus d'acquisition, les sociétés de transport ont décidé de se regrouper dans le cadre de la Convention. Cette Convention a pour but de consolider les six (6) contrats regroupés pour l'année 2019, de donner et d'accepter des mandats relatifs aux différents appels d'offres mentionnés à l'Annexe 1 de la Convention.

Les objectifs de ces regroupements sont, d'une part, de globaliser les besoins et, d'autre part, d'échanger entre les sociétés de transport, afin d'obtenir les meilleures offres de soumissionnaires dans le but de bien maîtriser les finances publiques et rendre efficaces nos processus d'acquisition pour les neuf (9) sociétés. Suite aux résultats des années précédentes, il est recommandé d'approuver la Convention pour l'année 2019.

9.3 DE – Planification et finances DE – Capital humain, Approvisionnement et Affaires juridiques

Adopter le Code de conduite des fournisseurs de la Société de transport de Montréal

Le 6 juin 2018, la Société de transport de Montréal (ci-après la "Société") adoptait la plus récente version du "Code d'éthique de la Société de transport de Montréal" (CA-2018-099).

L'adoption de ce nouveau code d'éthique, maintenant uniquement destiné aux employés, administrateurs et partenaires de la Société, excluant donc les fournisseurs, préparait l'arrivée d'un "Code de conduite des fournisseur de la Société de transport de Montréal.

Ce code de conduite est devenu nécessaire afin de formaliser les attentes de la Société en termes de pratiques environnementales, sociales, éthiques et de gouvernance auprès de ses fournisseurs.

9.4 DE – Bus

Autoriser la mise au rancart de 150 bus urbains en 2019

Le plan de gestion du parc de bus urbains prévoit en 2019 le remplacement de 150 bus en fin de vie utile suite à la livraison de nouveaux bus (CA-2016-362 ; CA-2017-379) et donc le maintien du parc actif à 1807 bus.

Pour mettre en valeur les économies d'entretien provenant du remplacement de ces bus et éviter l'encombrement des espaces de stationnement, il sera nécessaire de mettre au rancart (retirer du service actif) ces 150 bus en fonction du calendrier de livraison (maintien du parc actif à 1807 bus) et des dates d'inspection, le tout dans le respect des modalités du programme de subvention du ministère des Transports, de la Mobilité durable et de l'Électrification des transports (respect de la moyenne de 16 ans pour les mises au rancart). Il est aussi recommandé de procéder rapidement à leur disposition pour minimiser d'éventuelles dépenses de location de terrain pour leur stationnement.

9.5 DE – Planification et finances

Instituer le régime d’emprunt 2019 de la Société de transport de Montréal

Un régime d'emprunt est institué afin de prévoir le financement des dépenses d'investissements prévues au programme de financement.

Le programme de financement a été mis à jour dans le cadre de la préparation du Programme des immobilisations 2019-2028, pour tenir compte des besoins futurs en matière de financement et de refinancement.

Il est donc proposé d'adopter une nouvelle résolution instituant un régime d'emprunt afin d'assurer, jusqu'au 31 décembre 2019, la réalisation des transactions financières optimales nécessaires au financement des dépenses d'investissements.

9.6 DE – Capital humain, Approvisionnement et Affaires juridiques

Autoriser la participation à une conférence de règlement à l’amiable et un règlement à l’amiable

Le 9 juillet 2012, suite à un appel d'offres public STM-4224-03-12-42, un contrat pour l'installation du système radio à large bande (SRLB) a été adjugé à la firme SEBI.

En mai 2017, SEBI intente un recours judiciaire à l'encontre de la STM pour un montant total de 2 128 678,23 $ taxes en sus.

Résumé des dossiers présentés (projet)

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