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L'emploi de secrétaire
La principale porte d’entrée à la STM pour les postes de
soutien
administratif est celle de secrétaire. Les titulaires sont dans tous les
secteurs de l’entreprise. Les postes offerts sont temporaires au début mais
les employés travaillent cinq jours par semaine. Il n'y a pas de postes à
temps partiel.
Ses tâches
Sous la responsabilité d'un gestionnaire, le titulaire du poste doit :
- Transcrire et/ou rédiger la
correspondance, les notes de service, les rapports, les compte-rendus,
les tableaux et autres documents à partir de textes manuscrits ou autres
- Dépouiller, trier et distribuer le
courrier
- Recevoir les appels téléphoniques, les
acheminer, prendre les messages en l'absence des destinataires, répondre
aux demandes de renseignements
- Utiliser les appareils mis à sa
disposition (micro-ordinateur, terminal, etc.)
- Traiter les dossiers administratifs de la
division
- Assurer la codification, la classification
et l'enregistrement des documents, rapports ou dossiers, selon la
procédure établie
- Compiler, calculer et produire des
rapports statistiques, présenter ces informations au moyen de graphiques et enregistrer les données pertinentes à même les rapports
- Effectuer différents relevés, suivis et
contrôles à des fins administratives telles que :
relevé des présences des employés, demandes d'achat et d'émission de
chèque, contrôle du matériel de bureau
- Effectuer la saisie du temps des employés
sur le système SAP
- Accomplir toute autre tâche connexe sur
demande
Les exigences de l'emploi
- Posséder un DEP en secrétariat
- Posséder un minimum d'une (1) année
d'expérience pertinente
- Maîtriser les logiciels de bureautique de
la Suite Office (Word, Excel, Power Point et Outlook)
Les candidats démontrent aussi les habiletés suivantes: travail d'équipe,
capacités interpersonnelles, capacité à planifier, respect et rigueur et une
excellente connaissance du français parlé et écrit.
Des examens sur l’utilisation des logiciels de bureautique et sur la
connaissance du français sont administrés pour ce poste.
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